COME FARE FATTURA ELETTRONICA: LA GUIDA COMPLETA


Daniel de Mari

Daniel de Mari

Ciao, sono Daniel de Mari, imprenditore ed investitore immobiliare. Fondo un'azienda, la rendo autonoma, fondo  la prossima. Ho creato questo blog per parlare della mia grande passione (ed ossessione): fare impresa.

emettere fattura

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L’articolo 2, comma 1 del DLgs, n° 127/15, dal 1° gennaio 2020, obbliga aziende e professionisti a emettere la fattura elettronica al fine di memorizzare e trasmettere i corrispettivi.

 

L’EMISSIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA: CARATTERISTICHE

La nuova tipologia di fattura si distingue da quella cartacea.

Questo perché viene elaborata da dispositivi moderni elettronici come computer, tablet e smartphone con l’obbiettivo di creare un documento commerciale.

Deve necessariamente essere memorizzata e trasmessa, a tal fine sono richiesti tre elementi :

– FILE XML (eXtensible Markup Language) che, indipendentemente dai dispositivi utilizzati, risulta capace di trasmettere dati. Anche tra sistemi operativi diversi fra loro. Questo specifico file permette di selezionare le informazioni che devono essere contenute al suo interno. E ha lo scopo di ottenere un modello unico per qualsiasi fattura. Per questo motivo le è attribuita la caratteristica di universalità.

– SISTEMA DI INTERSCAMBIO, un sistema in grado di gestire la trasmissione. Verifica l’esattezza degli indirizzi telematici, l’esistenza di partita Iva dunque, il Codice Fiscale, la coerenza tra i valori. E, infine, i dati identificativi del fornitore e del cliente.

– CODICE DESTINATARIO, ovvero un codice alfanumerico che permette al Sistema di interscambio di rintracciare e identificare il contribuente e il destinatario.

 

LE FUNZIONI DELLA NUOVA FATTURA

Le azioni indispensabili, per emettere la fattura elettronica, sono la produzione del documento commerciale per il cliente.

Oltre alla memorizzazione del corrispettivo e alla trasmissione del file XML all’Agenzia delle Entrate in modo automatico, alla chiusura giornaliera di cassa.

NB: il documento commerciale può essere in formato PDF.
Il file che verrà inviato all’Agenzia delle Entrate deve essere in formato XML.

emettere fattura 1

GLI STRUMENTI PER EMETTERE FATTURA ELETTRONICA

E’ possibile svolgere questo procedimento attraverso un registratore di cassa telematico. Oppure tramite servizi gratuitamente concessi dall’Agenzia delle Entrate, come la procedura web o l’applicazione ”Fatturae”.

– Il registratore di cassa telematico deve essere dotato di hardware e software. Devono garantire lo svolgimento delle azioni sopraindicate (memorizzazione, trasmissione) tramite input.

Inoltre devono essere comprendere le funzioni di stampa, visualizzazione e generazione di documento commerciale, in modo sicuro, protetto e veloce.

L’esercente può adeguare il registratore di cassa telematico in suo possesso, attraverso un aggiornamento o una configurazione.

In alternativa può acquistarne uno nuovo.

Nel caso non si riesca a provvedere alle nuove strumentazioni, entro il giorno 01.01.2020, è possibile continuare con i mezzi di cui si dispone.

Anche se non è certo quale comportamento si terrà rispetto alla lotteria degli scontrini.

E’ fondamentale, però, tenere aggiornata l’Agenzia delle Entrate dei corrispettivi, entro il mese successivo, mediante il sito.

– La procedura online, perseguibile dal portale “Fatture e Corrispettivi”, richiede di accedere con le credenziali di SPID, ENTRATEL, FISCOLINE O CSN per compilare il documento commerciale.

Spetta al cliente scegliere la modalità del rilascio (cartaceo, mail, MMS, ecc…).

Seguono infine la memorizzazione e l’invio del file XML all’Agenzia delle Entrate.

Questa modalità permette di integrare ulteriori informazioni come sconti, maggiorazioni.

E’ possibile anche, scaricare un software su PC e avvalersi di intermediari come il commercialista.

L’esercente, adeguatosi alle nuove misure, potrà vincere dei premi, tramite queste, partecipando alla Lotteria Nazionale degli Scontrini Elettronici.

 

IL PROCEDIMENTO

Dopo l’invio del documento da parte del fornitore, il Sistema di Interscambio può trasmettere tre messaggi differenti di ricevuta.

– Il recapito, nel caso l’operazione di invio del documento vada a buon fine, certificando con data e ora di avvenuta consegna. I tempi variano da qualche minuto a cinque giorni.

– Lo scarto con il motivo del rifiuto della procedura. Tutte le informazioni al riguardo sono sempre disponibili sul sito, alla voce “Monitoraggio”. Una volta corretta la fattura, è necessario ritrasmetterla con la medesima data e medesima numerazione.

– L’impossibilità di consegna, perché la PEC o il canale telematico non sono attivi. Il Sistema di Interscambio ha la capacità di rilevare il numero di partita Iva, ovvero il Codice Fiscale e lasciare al cliente una copia del duplicato.

E’ dovere però, del soggetto che trasmette, informare dell’equivoco il cliente, che troverà la fattura nella sua “Area riservata”, una sezione del sito messo a disposizione.

In questo caso, la fattura è considerata emessa per il fornitore, ma non ricevuta ai fini fiscali per il cliente. I tempi di decorrenza, per la detrazione dell’Iva, cominciano solo nel momento in cui il cliente visualizza o scarica la fattura.

Il duplicato della fattura e lo stato di consegna sono sempre disponibili sul sito. Il duplicato ha uguale valore giuridico dell’originale.

 

GUASTO TECNICO

Se si verificasse un malfunzionamento o un guasto, sarebbe opportuno informare l’Agenzia delle Entrate degli eventi in corso (sia tecnici che fiscali), tramite sito web.

E, inoltre, rivolgersi a un tecnico perché intervenga.

Nel frattempo, l’esercente deve puntualmente segnare le azioni giornaliere sul registro dei corrispettivi.

Le cause possono essere dovute a una connessione internet debole o assente. In tal caso sarà successivamente disponibile l’upload.

Se, invece, il dispositivo è fuori servizio, i dati mancanti possono essere inseriti manualmente.

Per trasmetterli, la matricola del dispositivo deve essere temporaneamente allo stato “fuori servizio”.

Per il recupero di situazioni di scarto è consigliato consultare le procedure di emergenza.

 

SOGGETTI COINVOLTI NELL’EMISSIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA

Con i nuovi provvedimenti per l’anno 2020, i soggetti obbligati ad emettere la fattura elettronica sono coloro che effettuano cessioni di beni e prestazioni di servizio.

Sia tra imprese che verso consumatori finali. Ovvero per coloro che stampano scontrini, o ricevute fiscali, come commercianti al minuto, esercenti dell’ambito alberghiero, ristoratori.

Sono dunque coinvolte diverse realtà: da quella imprenditoriale, alla professionale, a quella artigianale.

Tra questi sono compresi attività di noleggio con conducente, soggetti che non risiedono ma identificati ai fini Iva in Italia che cedono beni in occasioni di fiere.

In generale, rientrano nella contabilità ordinaria o contabilità semplificata.

Dal 2019, l’obbligo ricade anche per cessioni di benzina o gasolio per motori, rimasti esclusi nel 2018.

Il regime forfettario non ha l’obbligo della fatturazione elettronica, ma deve comunque adempiere ai corrispettivi telematici.

La fattura elettronica permette alle piccole imprese di superare la certificazione telematica dei corrispettivi.

È opportuno ricordare alcuni casi specifici come le attività che prestano servizio a domicilio (manutenzione, consegne, ecc..).

Chi presta servizio, esterno al punto di vendita, può rilasciare al cliente il documento commerciale. Si avvale della procedura web, dotandosi di un registratore di cassa portatile mobile, come un PC, tablet, smartphone, ecc.

Il sistema dell’Agenzia delle Entrate somma automaticamente i totali corrispettivi del registratore di cassa telematico e della procedura web online.

Un altro caso è quello dei commercianti, che contemporaneamente prestano servizio in un punto vendita e partecipano alle fiere.

Devono munirsi di un registratore di cassa telematico mobile, effettuare la procedura online del sito ed emettere la fattura per tutte le operazioni in fiera.

 

SOGGETTI ESONERATI

Sono esonerate le realtà che hanno un fatturato molto basso, chi ha partita Iva al regime dei minimi, come il regime di vantaggio o il regime forfettario.

 

ESONERO DA MEMORIZZAZIONE E TRASMISSIONE

Ci sono attività esclude dalla memorizzazione e trasmissione del documento.

Queste possono essere operazioni non soggette a obbligo di certificazione. Come il trasporto pubblico dove la certificazione fiscale è assolta dai biglietti. Oppure la prestazione di gestione del servizio lampade votive nei cimiteri.  E, inoltre le operazioni a bordo di una nave, aereo, o treno durante un trasporto internazionale.

Tra questi alcuni casi specifici sono le lotterie e giochi, servizi riscossione tasse di proprietà auto o motoveicoli, bollette e utenze.

Oltre a valori bollati e simili, incassi della gestione di una “pesa pubblica”, prestazioni da laboratorio di analisi mediche.

Ma anche prestazioni scuole dell’infanzia, vendite a distanza di beni per corrispondenza, commercio elettronico indiretto.

E ancora: enti che si avvalgono della L.398/91, soggetto che svolge attività di commercio all’ingrosso e un’attività di commercio al dettaglio “marginale”.

In questo caso il volume degli affari complessivo dell’anno precedente deve essere inferiore all’1%. Infine  la vendita di biglietti per accesso a spettacoli o musei.

 

PROCEDURA D’INVIO DELLA FATTURA ELETTRONICA

La fattura elettronica è considerata non emessa se non inviata al cliente.

L’operatore in regime di vantaggio o forfettario deve sempre disporre di una copia cartacea.

Nella fattura sono indispensabili l’indirizzo telematico comunicato dal cliente, la partita Iva, i dati anagrafici.

Al fine di non dimenticarsi uno di questi, i titolari di partita Iva possono avvantaggiarsi abbinando  il proprio numero Iva ad un indirizzo telematico. Qui possono ricevere sempre tutte le fatture, indipendentemente dall’indirizzo indicato nella fattura stessa.

In alternativa avere sempre a disposizione un QRcode nel proprio smartphone, dove sono contenuti il numero Iva, i dati anagrafici, e l’indirizzo telematico.

Entrambe le modalità sono disponibili sul sito, alla voce “Fatture e Corrispettivi” e si presentano con grande innovazione.

Altrimenti, sarà possibile procedere all’invio, anche tramite l’applicazione, o un comune indirizzo di posta elettronica certificata (PEC, per l’Agenzia delle Entrate: sdi01@pec.fatturapa.it).

Coloro invece che sono più esperti e vogliono creare e gestire un sistema sempre attivo, possono usufruire di un canale telematico.

E’ importante che quest’ultimo sia regolarmente consultato e aggiornato.

Entro dodici giorni i dati devono essere inviati.

Fino al giorno 30.06.2020, se l’invio viene effettuato entro il mese successivo, non verranno applicate sanzioni.

Il registratore di cassa telematico collegandosi al server dell’Agenzia delle Entrate, svolge le operazioni in totale autonomia.

Se accade che una fattura perviene, ma non è diretta alla propria società è preferibile informare il fornitore dell’errore, per permettergli la correzione.

Nell’eventualità di chiusura, per un qualsiasi motivo (ferie, chiusura settimanale, domenicale, attività stagionale, ecc…), non occorre compiere alcuna registrazione.

Sarà il registratore di cassa telematico stesso a trasmettere le giornate di inattività, con corrispettivi “a zero” alla prima trasmissione utile.

 

IL PROBLEMA DELLA CHIUSURA DOPO MEZZANOTTE

In questo meccanismo possono presentarsi delle problematiche riguardo il disallineamento temporale tra la certificazione della data di trasmissione e quella della liquidazione periodica dell’Iva.

E’ il caso di quelle attività, che compiono la chiusura di cassa giornaliera oltre la mezzanotte.

La legge prevede, in questo caso, una chiusura di cassa prima della mezzanotte del successivo giorno di apertura.

In qualsiasi caso non sia possibile agire secondo queste indicazioni, è possibile trasmettere i corrispettivi successivamente. Devono però dichiarare il corrispettivo al giorno di apertura corretto.

Il tutto può essere denunciato come anomalia all’Agenzia delle Entrate attraverso il proprio sito.

 

E-COMMERCE NON HA OBBLIGO DI INVIO

Gli E-commerce, invece, hanno l’obbligo di dichiarare le vendite nell’apposito registro dei corrispettivi.

Possono emettere la fattura, nell’eventualità venga richiesta dal cliente, ma gli E-commerce non sono soggetti all’imposizione di memorizzazione e trasmissione.

Sono dunque esonerati dall’invio telematico, anche se tenuti a comunicare ogni operazione effettuata e ogni fattura emessa.

E’ opportuno notare che il commercio elettronico indiretto, le vendite online assimilate a quelle per corrispondenza, sono esonerate dalla certificazione. Dunque anche dalla memorizzazione e dalla trasmissione.

 

CONSERVARE LA FATTURA ELETTRONICA

Emettere la fattura elettronica, obbliga a conservarla e non è sufficiente salvarla sul PC.

E’ necessario avvalersi di metodologie più sicure e regolate dalla legge (CAD) per poterle recuperare negli anni al fine di non perderle.

Il servizio è facilmente garantito da operatori privati disponibili in internet, oppure attraverso il portale “Fatture e Corrispettivi”, tramite il Sistema di Interscambio, messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

I dati rimangono disponibili fino al giorno 31 dicembre dell’ottavo anno dal momento in cui sono stati inviati.

Durante questo periodo, essi possono essere oggetto di controlli e verifiche da parte della Guardia di Finanza o dell’Agenzia delle Entrate.

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LE SANZIONI

Trasmettere dati incompleti o falsi, o non adempiere al dovere di trasmissione innesta la procedura prevista dalle sanzioni, come stabilito dalla legge.

Essa è di valore pari al 100% dell’importo non correttamente comunicato  e con un importo minimo di euro 500.

Nel caso si presentasse un soggetto particolarmente recidivo, vi è la possibilità di una sanzione accessoria.

Questa fa scattare la sospensione della licenza, l’autorizzazione, dunque il permesso dell’esercente di continuare a svolgere la propria attività o servizio.

E scatta se nell’arco di cinque anni il soggetto realizza più di quattro violazioni.

Cosa succede se il contribuente ritarda, omette o non provvede in modo completo al versamento dell’imposta di bollo sulle fatture elettroniche?

L’Agenzia delle Entrate presenta l’ammontare dell’imposta, la sanzione ridotta ad un terzo e gli interessi dovuti. Questo fino all’ultimo giorno del mese prima a quello dell’emissione del provvedimento.

Il contribuente deve pagare una parte o il totale, entro trenta giorni, altrimenti subentra il procedimento d’iscrizione a ruolo a titolo definitivo.

CASO DELLA PROCEDURA DI CERTIFICAZIONE PER I CORRISPETTIVI NON RISCOSSI

Nelle prestazioni di servizi, il loro stato di operazione effettuata, si raggiunge solo con il pagamento del corrispettivo.

Quindi, non vi è la coincidenza tra il rilascio del documento commerciale e il corrispettivo pagamento.

Quando non avviene l’incasso completo, è necessario che il documento commerciale venga rilasciato e certificare che il corrispettivo non è ancora stato riscosso.

Ad esempio il pagamento a fine mese per il cliente abituale.

RlLASCIO DEL DOCUMENTO COMMERCIALE

E’ obbligatorio che venga emesso il documento commerciale, anche se il cliente non ne fa richiesta.

L’Agenzia delle Entrate concede di rilasciare una quietanza, con solo valore commerciale (non fiscale), stampa della fattura. O ricevuta del POS nel caso in cui questa operazione debba verificarsi al di fuori del punto di vendita.

E’ possibile rilasciare il documento commerciale all’interno della fattura inserendo le specifiche informazioni (RiferimentoTesto identificativo alfanumeico).

E’ il caso di consegnare una copia della fattura al cliente, che verrà trasmessa dal Sistema di Interscambio, per la non avvenuta coincidenza tra i dati comunicati e la liquidazione dell’Iva.

Il regime forfettario deve avvalersi di documentazione, anche in formato analogico, in quanto non è tenuto alla memorizzazione e alla trasmissione dei dati.

La fattura esonera dalle operazioni di memorizzazione e trasmissione nella sola condizione in cui vengano rispettati i termini dell’articolo 21.

Nel caso del metodo di “ventilazione di corrispettivi”, il rilascio del documento commerciale, mediante il registratore di cassa telematico, deve essere informato tramite la compilazione di un’apposita stringa informatica.

In alternativa, attraverso il sito web, con l’indicazione del codice VI.

Il documento commerciale è esente dall’imposta di bollo.

EMETTERE FATTURA ELETTRONICA: I VANTAGGI

Lo scopo della nuova legge è quello di contrastare l’evasione fiscale, potenziando il controllo e tracciando una mappatura di ogni azione.

È un modo nuovo ed innovativo che porta la aziende a riflettere sulla loro organizzazione.

Il file XML accorcia i tempi e rende più efficienti i modi  della contabilizzazione. Infatti riduce le spese di gestione, senza contare l’abbassamento delle probabilità di errore che si verificavano attraverso la procedura manuale.

A godere di vantaggi saranno anche i rapporti commerciali, che verranno gestiti con maggiore puntualità e precisione.

Viene meno infatti l’esigenza di tenere i registri Iva.

I termini di accertamento fiscali vengono ridotti a due anni, per coloro che emettono e ricevono fatture in modo tracciato sopra 500 euro.

La garanzia di reperire e acquisire la fattura elettronica, in qualsiasi momento, è sicuramente uno dei vantaggi maggiori.

Non sarà più necessario conservare le copie dei documenti rilasciati ai clienti, o il libretto di servizio del registratore telematico. E i controlli di quest’ultimo avverranno ogni due anni.

In una prospettiva comune, possiamo sicuramente riconoscere lo spreco di carta che l’emissione di fattura elettronica evita, insieme ai conseguenti ribassi dei costi di stampa e spedizione di documenti.

Dato l’utilizzo dei dispositivi elettronici per emettere la fattura e le molteplici operazioni che questi sono tenuti a fare giornalmente, è consigliato di disporre sempre di una connessione Internet attiva.

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