Il proprietario di un’azienda diventa il leader di un’attività di successo anche perché sa come motivare il personale.

Non è un segreto che un team affiatato e motivato sia una delle caratteristiche che contraddistinguono un’attività che funziona.

Per questo motivo abbiamo realizzato una guida. Uno strumento utile per comprendere i meccanismi che attivano un processo indispensabile e utile a qualsiasi tipo di business.

Anche se siamo esseri sociali non è sempre facile condividere lo stesso spazio di lavoro, giorno dopo giorno.

E soprattutto trovare la spinta giusta per puntare e raggiungere risultati in comune.

Un leader oppure un consulente in grado di comprendere come motivare una persona one come motivare una persona è indispensabile.

Per semplificare ed andare avanti per gradi, vedremo quali siano le regole fondamentali e pur sempre perfettibili nel motivare il personale in azienda.

 

COME MOTIVARE IL PERSONALE: L’AMBIENTE DI LAVORO

Creare un ambiente confortevole per lavorare in team è la vera sfida, allestendo, quando lo spazio lo permetta, anche aree di relax.

Si può fornire, ad esempio, una macchinetta per fare il caffè in pausa.

Oppure un angolo per distrarsi momentaneamente dal lavoro con una scacchiera o un tavolo da ping pong, oltre ad una buona illuminazione e una certa privacy.

A che pro? È dimostrato che poter staccare dalla routine quotidiana rafforza la coesione di gruppo.

Inoltre permette di alleggerire la giornata e aumenta la produttività e il buonumore in modo esponenziale.

Secondo la disciplina del Feng Shui, anche la presenza di piante, oltre a purificare l’aria, gioverebbe al benessere del lavoratore.

Oltre a colori come il blu (concentrazione), verde (pace), arancione (stimola la conversazione).

Proviamo a immaginare invece per un momento il rendimento di una persona al lavoro in un ambiente deprimente. Un luogo con scarsa illuminazione dove il contatto con gli altri colleghi venga quasi demonizzato.

Come potrebbe sentirsi il nostro collaboratore se non frustrato e desideroso di tornare a casa il prima possibile appena finite le otto ore di lavoro?

COME MOTIVARE IL PERSONALE: LA FORMAZIONE CONTINUA

Partiamo dal presupposto che ogni persona abbia diverse inclinazioni.

Tanto da poterla definire con un termine che ultimamente sentiamo sempre più spesso: soggetto multipotenziale.

Incoraggiare le ambizioni dei propri collaboratori in modo che apprendano nuove competenze non solo darà loro soddisfazione. Ma anche l’azienda ne trarrà giovamento in termini di produttività e know-how aziendale.

Sarà di vitale importanza favorire, quando possibile, la partecipazione a convegni del settore dedicati. A seguire corsi a distanza o in presenza su tematiche di interesse comune.

O ancora fornendo buoni da spendere in libri (come la carta docente fornita dallo Stato agli insegnanti di ruolo).

È l’investimento migliore per far crescere la propria squadra, in un’ottica di aggiornamento continuo.

 

DEFINIZIONE DEGLI OBIETTIVI

Coinvolgere il personale nella definizione degli obiettivi è fondamentale per mantenere alto il livello di produttività.

E per definire una tabella di marcia comune prefissata. In questo modo si può scongiurare la demotivazione e il lavorare solo per “far passare la giornata”.

Dipendenti non coinvolti hanno tassi di assenteismo e turnover più frequenti, penalizzando l’azienda in termini di profitti.

L’obiettivo comune, inoltre, presuppone anche una certa autonomia del lavoratore che può mettere in campo tutta la sua creatività e le proprie risorse.

In questo modo può arrivare quanto prima alla meta. E sfoggiare un’autostima che aiuta a lavorare con consapevolezza e rigore.

Dare autonomia significa dare fiducia al proprio team e permette di costruire una relazione sana nel rispetto dei livelli gerarchici.

Meglio evitare di impersonare il capo dispotico che, invece di essere percepito come chi collabora attivamente, viene visto solo come un addetto al controllo spasmodico che mira solo ai risultati.

Nella stessa persona devono convivere, potremmo riassumere, sia il manager che il leader.

 

IL METODO S.M.A.R.T.

Il metodo ad oggi più utilizzato per misurare il raggiungimento degli obiettivi è quello ideato da Charles Duhigg, autore di “Smarter Faster Better” e “The Power of Habit”.

Si chiama S.M.A.R.T., acronimo che significa specifico, misurabile, realizzabile, realistico, definito nel tempo.

Per specifico si intende, ad esempio, vincolato a punti deboli, punti di forza, opportunità e minacce del mercato di riferimento. Con misurabile si intende, invece, il successo ad azione completata.

Per realizzabile si intendono le risorse necessarie e messe in campo che possano agevolare il progetto.

Realistico sta a significare che un’attività simile è già stata completata con successo.

Per definito nel tempo si intende una cronologia precisa di realizzazione ad esempio entro un mese lavorando a regime due ore al giorno.

Va bene però aggiungere alcuni esempi, o spiegare in maniera più discorsiva ogni..è anche meglio metterli visivamente suddivisi magari con un elenco puntato

Potrebbe essere molto utile anche la creazione di un CRM (Customer Relationship Management).

Non è solo un semplice software dedicato a garantire un alto grado customer satisfaction ma anche un sistema che aiuta le risorse interne ad essere più produttive.

Vengono registrati dati quali le e-mail inviate, le telefonate fatte, incontri svolti, aggiornamento record, performance di vendita, etc. In questo modo si permette permettendo una comunicazione molto più efficace per programmare appuntamenti.

E anche per riprendere magari il filo del discorso con un cliente che non si sente da qualche tempo.

COME MOTIVARE IL PERSONALE: MOSTRARE APPREZZAMENTO

Quando vengono raggiunti traguardi significativi o viene, ad esempio, conclusa una trattativa di alto profilo con un cliente di rilievo, è sempre importante coinvolgere i collaboratori.  E festeggiare la meta raggiunta insieme.

Potrebbe essere un semplice “grazie per il tuo impegno”. Un’amichevole pacca sulla spalla o un semplice aperitivo a sorpresa. Un modo grazie al quale tutti possano godere del risultato frutto della sinergia spesa per un comune obiettivo.

Anche nella quotidianità è positivo lodare un collaboratore in pubblico.

Così si agevola il benessere del singolo ma anche una sana competizione tra colleghi, spronati all’idea di ricevere riconoscimenti e lodi.

 

IL RICONOSCIMENTO

Come dice Liz Guthridge, coach del Connect Consulting Group in South Carolina, “le persone bramano il riconoscimento.

Il riconoscimento conferma che stai facendo la cosa giusta e ti incoraggia a continuare a farlo.

Inoltre, l’atto di dare e ricevere riconoscimento fa sentire bene sia il donatore che il ricevente.

Questo grazie all’aumento dei livelli di dopamina, il neurotrasmettitore del benessere.

Attenzione però, conoscere il carattere e la personalità del proprio dipendente è di vitale importanza.

A un collaboratore introverso e poco propenso a sentire i riflettori puntati, converrà inviare una semplice mail, fare una telefonata. Oppure invitarlo a bere un caffè per congratularti.

Se invece il collaboratore è un leader, una persona che ama essere al centro dell’attenzione, allora sarà perfetto lodarlo in pubblico.

In quell’occasione si potranno evidenziare i lati positivi del suo approccio al lavoro.

Al contrario, se ci sono correzioni o aggiustamenti da fare nel comportamento individuale sarà importante trovare il momento giusto per parlare a quattr’occhi con il collaboratore in tranquillità.

Così si possono condividere dubbi e osservazioni. E capire dove ci possa essere stato un malinteso o problemi personali di cui, magari, non si era a conoscenza.

 

GLI INCENTIVI

Organizzare un sistema di incentivi e promozioni deve essere visto come un investimento e non tanto come un costo aggiuntivo per l’azienda.

Immaginiamo che un’agenzia di compravendita immobiliare riconosca un 5% al dipendente.

Lui contatta personalmente i privati che mettono in vendita i propri immobili.

E, talvolta, riesce a convincere il proprietario a consentire un sopralluogo, una valutazione. Oltre a un contratto di incarico di mediazione.

Il dipendente in questione probabilmente contatterebbe innanzitutto i propri familiari e amici proprietari.

Tutti coloro che sono in procinto di vendere una proprietà per proporre un’agenzia di fiducia “mettendoci la propria faccia”.

Si può quindi immaginare di avere più dipendenti spronati a raccogliere adesioni.

E, anche ipotizzando che non tutte le trattative vadano a buon fine, possiamo comunque puntare ad un passaparola a costo zero e alla pubblicità assicurata.

 

L’UTILITA’ DEI GADGET

In alcuni casi, l’azienda può offrire ai propri dipendenti gadget brandizzati. Come t-shirt, power bank, cappellini, divise, penne, tazze, portachiavi, ombrelli, zaini, e chi più ne ha più ne metta.
In questo modo si fa sentire il collaboratore come parte integrante della squadra e si riconosce nel marchio aziendale.

Possiamo concludere che riconoscimenti e premi spingano il collaboratore a lavorare più duramente. O no?

C’è chi come Dan Pink, autore di libri come “The Surprising Truth About What Motivates Us”, contraddice questa teoria.

La maggior parte delle persone crede che l’unico modo per motivare le persone sia il denaro e l’approccio del bastone e della carota.

Per i lavori del 21 ° secolo, questo può portare a enormi perdite di risorse e ore di tempo sprecato.

Se le aziende vogliono essere efficaci, dice Pink, hanno bisogno di adottare un nuovo approccio.

Questo nuovo approccio si basa sul dare ai dipendenti tre cose fondamentali.

E cioè l’autonomia sul lavoro, la sensazione di poter avere la padronanza di ciò che fanno. Oltre a un più grande obiettivo da raggiungere.

Spesso, nelle aziende straniere e in molte nazionali, si inserisce una palestra aziendale. Lo sport in team è grande fonte di motivazione.

In Google, inoltre, i dipendenti hanno avuto l’ormai famoso orario 80/20.

I dipendenti possono scegliere di spendere l’80% del loro tempo lavorando e il 20% su progetti di natura creativa.

L’iniziativa ha portato all’invenzione di successi come Google News, Gmail, e AdSense.

 

COME MOTIVARE IL PERSONALE: LA GAMIFICATION

Cosa significa utilizzare la gamification?

Semplicemente, introdurre elementi di gioco all’interno dell’ambiente di lavoro.

Così si possono spronare i dipendenti ad essere sempre più efficienti in determinati campi d’azione (progetti, nuove iniziative, etc.). Oppure a favorire determinate best practice.

Ad esempio, un collaboratore potrebbe scegliere tra i seguenti riconoscimenti mensili: medaglie, distintivi e trofei.

 

L’ESEMPIO DELL’OSPEDALE SVEDESE

Come potrebbe funzionare in un luogo di lavoro come un ospedale?

L’azienda di game design Ozma, in collaborazione con l’agenzia Damanco, venne contattata alcuni anni fa dalla Regione della Scania, in Svezia.

Doveva studiare un gioco riservato ai dipendenti che permettesse di tagliare in modo significativo il consumo di energia negli ospedali della zona.

Lo staff guadagnava dei punti registrando in un sito dedicato le buone azioni del giorno: staccare la spina dei computer, spegnere la luce, etc.

Oltretutto venne inaugurata una sfida tra i diversi dipartimenti dell’ospedale, il cui vincitore venne proclamato dopo sei mesi.

Come risultato, tre degli ospedali dove venne proposto il gioco adottarono una politica virtuosa durante la campagna di gioco. Ma anche nei mesi successivi tagliando i consumi del 10/15%.

In che modo, nella tua azienda si potrebbe pensare ad una azione di gamification?

 

LO SMART WORKING

Tutto chiuso per mesi, molte aziende hanno dovuto rivedere velocemente il piano di lavoro con il cosiddetto lavoro agile o, nel caso delle scuole, con la didattica a distanza.

Lavorare da casa, in una situazione di emergenza sanitaria quale si è creata negli ultimi mesi, non crea più alcun scalpore. Ma, anzi, viene vista in maniera positiva dalla maggior parte delle aziende.

Non tutti i tipi di lavoro però possono essere svolti on line. Soprattutto quelli di front office, contatto con il pubblico o nel settore della produzione industriale.

 

COME VIENE APPLICATO IN ITALIA

Nel nostro Paese come si applica e quali vantaggi può portare?

Se non è possibile lavorare in compresenza come è possibile sostenere e motivare a distanza i propri dipendenti?

Riepiloghiamo le regole per assicurarsi un buon lavoro anche se non in compresenza.

Si ritorna all’idea di responsabilità del manager.

Sei sicuro che i tuoi collaboratori abbiano tutti gli strumenti per lavorare agevolmente da casa (stampante, connessione stabile, PC con buona resa)?

Hai chiarito quali siano le priorità e cosa ti aspetti da loro?

Per coinvolgere i dipendenti è fondamentale scandire i tempi del lavoro.

E, in alcune giornate, rimettere a fuoco la situazione con videochiamate e riunioni con i colleghi on line.

E’ importante avere una guida sicura e far sapere ad ognuno in che fase ci troviamo e in che direzione si sta muovendo l’azienda.

 

COME VALORIZZARE LE ABILITA’ DEL SINGOLO LAVORATORE?

Ogni dipendente ha la sua specificità ed è più produttivo in determinate aree.

Quindi chiedere, informarsi ed ascoltare diventano momenti prioritari in fase di avvio e per mantenere alta la concentrazione mostrando empatia e considerazione.

Per misurare la produttività, puoi mettere in campo il controllo tramite statistiche.

Ogni singola attività darà i suoi risultati e sarà possibile rendersi conto dell’impegno concreto del collaboratore.

Due libri, freschi di stampa (2020), potrebbero fare al caso nostro: “Smart working. Tool e attitudini per gestire il lavoro da casa e da remoto” di Cristiano Carriero, Hoepli Editore.

UN MANUALE DA CONSULTARE

Oltre al manuale “Smart working. Al lavoro da casa” Aa.vv.IlSole24Ore.

Anticipiamo brevemente le statistiche riportate dal Sole 24 Ore (fonte: Osservatorio del Politecnico di Milano), contenute nel manuale appena citato.

Riguardano l’impatto che lo smart working ha avuto su un campione di 84 grandi imprese con progetti strutturati.

Ne risulta che il 46% degli intervistati ha visto “molto migliorata” la conciliazione vita privata/lavorativa. Un 43%  l’ha ritenuta “migliorata” e solo un 9% non ha visto variazioni di rilievo.

Nel 35% dei casi la soddisfazione /motivazione lavorativa è “molto migliorata”, nel 53% è “migliorata”, nel 12% dei casi non si è percepita alcuna variazione di rilievo.

La produttività è “molto migliorata” nel 11% dei casi, “migliorata” nel 52% dei casi e “invariata” nel 36% dei casi.

A una prima analisi, probabilmente in molti casi, il lavoro a distanza risulta essere la forma più produttiva di collaborazione in azienda. Anche se rimangono ancora aperti diversi quesiti. Come, ad esempio, il buono pasto, dovuto o meno. Il diritto/dovere di disconnessione, le fasce orarie di reperibilità, la cooperazione al rispetto delle norme di sicurezza. Oppure le misure di protezione e riservatezza dei dati aziendali.

Per concludere, ricordiamo quanto la creatività giochi un ruolo fondamentale in ogni azienda.

 

INGVAR KAMPRAD

Te lo spiega Ingvar Kamprad, il fondatore di IKEA ed uno dei manager di maggior successo in Europa. Nel suo “Testament of a Furniture Dealer” scrive nove punti guida.

E l’ultimo recita così: “La maggior parte delle cose deve essere ancora inventata. Che futuro glorioso!”.

IKEA enfatizza l’importanza di trovare nuove soluzioni o modi di fare le cose.

Sottolinea di non ripetere sempre lo stesso schema.

E sostiene che l’innovazione nei processi produttivi è cruciale nel mondo contemporaneo.

Su questa linea, proprio Renzo Rosso, fondatore di Diesel affermava provocatorio: “Squadra vincente? Si cambia!”