FATTURA ELETTRONICA: COME FARE?

Ormai le imprese hanno adempito alla necessità di servirsi di software e accessi a servizi tali da poter creare, inviare e monitorare le fatture elettroniche. Tale procedura è diventata obbligatoria per tutti a partire dal 1° gennaio 2019. L’unica eccezione è per:

• coloro che sono inclusi nel sistema forfettario (ossia tutti quei soggetti che, dal 1°gennaio 2023, possiedono redditi non superiori a 85,000 Euro);
• i contribuenti minimi (regime di vantaggio);
• gli agricoltori.

E’ obbligatorio consegnare al consumatore finale la fattura cartacea o in formato PDF (copia di cortesia). A meno che non sia il consumatore stesso ad esonerare l’emittente.

Le imprese e i professionisti devono quindi emettere fatture elettroniche ad altre imprese, altri liberi professionisti (Fattura B2B) o ai consumatori (B2C) tramite software a pagamento. Oppure gratuitamente tramite le Camere di Commercio, in formato digitale XML, con pena la nullità del documento. La scelta del formato è fondamentale, in quanto il formato PDF non è compatibile con la lettura automatica e l’invio di questi tipo di dati.

IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO

La trasmissione delle fatture elettroniche avviene tramite il Sistema di Interscambio, capace di svolgere attività di controllo e, in caso di esito positivo, di consegna del documento. Vengono quindi tracciati i dati delle operazioni dei soggetti e le varie transizioni che diventano poi a disposizione dell’Agenzia delle Entrate e Del Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF).

Il ruolo del Sistema di Interscambio sono:

• Conferire gli accreditamenti al sistema;
• Gestire la convalidazione dei flussi dei documenti;
• Spedire le fatture all’Ente destinatario
• Emettere ricevute per notificarne l’esito

COME FARE UNA FATTURA ELETTRONICA PER LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE?

Le fatture si suddividono in ordinarie, semplificate e PA.

L’obbligo di fatturare elettronicamente è in realtà già obbligatorio da prima del 2019 per quanto riguarda i rapporti con gli Enti Pubblici, per i quali è necessario l’utilizzo di una fattura PA.

La fattura PA, con firma digitale obbligatoria, necessita di un codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario. Nel documento deve essere inserito, inoltre, il Codice unico di progetto, nel caso in cui venga regolata una cessione di beni o prestazione di servizi in merito, per esempio, ad un bando pubblico.

L’invio avviene poi tramite PEC (Posta Elettronica Certificata).

QUALI SONO GLI ELEMENTI OBBLIGATORI DELLA FATTURA ELETTRONICA

Quali sono i requisiti imprescindibili della fattura elettronica?

• è necessario assicurarsi che il documento risulti leggibile, e quindi visualizzabile, anche a seguito di conversioni di formato;
• il destinatario deve poter constatare che il documento risulti integro, e quindi inalterato;
• il destinatario deve poter constatare la certa provenienza del documento da colui che l’ha effettivamente emessa.

Le varie tecnologie attualmente a disposizione consentono di effettuare controlli rapidi e precisi per verificare la conformità di questi documenti. Tuttavia, è fondamentale sottolineare una caratteristica portante della fatturazione elettronica, ovvero la Firma Digitale. Questo elemento è necessario solo nelle fatture di tipo PA.

All’interno di ogni fattura elettronica è necessario inserire le seguenti informazioni:

• i dati personali dell’emittente;
• i dati del cliente (ragione sociale, Partita IVA, codice fiscale, indirizzo legale);
• data e numero di emissione della fattura;
• importi e aliquote IVA ed eventuali esenzioni;
• eventuale applicazione della cassa professionale o dello Split Payment, abolito dal 2018 per i professionisti

Con il termine di cassa professionale si intende un ente gestore di previdenza obbligatoria per i liberi professionisti che sono iscritti ad un ordine specifico (come, ad esempio, nel caso di medici, farmacisti, geometri).

Lo Split Payment è la scissione dei pagamenti riguardanti le operazioni nei riguardi della pubblica amministrazione. Gli enti pubblici, infatti, corrispondono l’IVA direttamente allo Stato al posto di rivolgersi all’impresa.

• Causale;
• Dati del contratto;
• I codice GIP e CUP, ma solo se nelle fatture PA si tratta di opere pubbliche o finanziamenti comunitari).

ULTERIORI RICHIESTE

• Sconti e maggiorazioni;
• Compilazione del campo Articolo 73, necessario per i documenti regolati dal decreto che permette l’emissione di più documenti con lo stesso numero progressivo;

Dati su:

• Pagamento di bolli;
• Ritenuta d’acconto con causale;
• Ordine di acquisto;
• Eventuali convenzioni;
• Documento di trasporto (DDT) e operazioni accessorie;
• Avanzamento lavori (SAL);
• Veicoli, come la prima immatricolazione e il totale percorso;
• Fatture collegate;
• Di pagamento, come il codice Iban e bancari/postali;
• Il beneficiario;
• I termini e scadenza di pagamento;
• La data di decorrenza;
• L’importo di penali, sconti per pagamenti anticipati ed eventuali allegati.

COME SI REGISTRANO LE FATTURE ALL’AGENZIA DELLE ENTRATE?

Ma come fare una fattura elettronica concretamente?

Il primo step è chiaramente la registrazione presso il sito dell’Agenzia delle Entrate, selezionando la voce ‘Area Riservata’ e successivamente ‘Registrazione’.

Successivamente all’inserimento di alcuni dati, verrà fornito un codice PIN che permette di accedere all’area personale, composto da sole 4 cifre, mentre le rimanenti saranno spedite tramite posta elettronica entro due settimane per motivi di sicurezza. Fa eccezione un eventuale possessore della Carta Nazionale dei Servizi che riceveranno un PIN completo.

I dati personali richiesti sono specificatamente:

• Ultima dichiarazione dei redditi ;
• Codice fiscale;
• Soggetto col quale è stata presentata la dichiarazione, che siano le Poste piuttosto che l’Agenzia delle Entrate stessa;
• Il reddito complessivo in unità di Euro senza punti o decimali.

E’ possibile effettuare il procedimento anche tramite l’app dell’Agenzia delle Entrate o recandosi personalmente/tramite delegato.

Un’alternativa può essere rappresentata dall’ID SPID, un’identità digitale che permette l’accesso al servizio delle Agenzie delle Entrate, così come al resto dei servizi pubblici online, con modalità differenti in base al livello di identità richiesto (ID e password stabilite dall’utente per il primo, password valida per ogni servizio assieme ad una momentanea per il singolo servizio per il secondo, e autenticazione tramite Smart Card e password per il terzo).

L’Agenzia per l’Italia digitale (Agid) fornisce questo tipo di identità digitale, che può essere richiesto a diversi gestori, comprese le Poste.

Il Provider dell’identità può essere cambiato, oltre alla possibilità di avere più identità.

PROCEDIMENTO DI FATTURAZIONE E INVIO

Dopo aver ricevuto il PIN completo, si inseriscono le credenziali e ci si reca nella sezione ‘Scrivania’ per scegliere il servizio necessario fra i vari disponibili.

Tramite l’area personale, sarà ora possibile sia mandare che ricevere fatture elettroniche.

Per generarne una è necessario accedere alla sezione ‘Fatture e Corrispettivi’ e scegliere la tipologia di fattura. Per fare ciò si può accedere direttamente tramite il sito Iva Servizi, previa autenticazione e seguire questa procedura:

• Selezionare la voce ‘Generazione’;
• Cliccare la voce ‘Crea nuovo file’;
• Scegliere il tipo di fattura necessario;
• Inserire i dati;

La conferma avverrà dopo aver confermato la totale assenza di errori nella sezione riepilogativa. Per eventuali correzioni, ci si può recare sulla voce ‘Riabilita’, e successivamente ‘Controlla File’.

In seguito alla dicitura di superamento dei controlli del Sistema Ricevente, sarà possibile il salvataggio in formato XML.

Si procede, quindi, al salvataggio nel computer per la firma digitale.

Successivamente, cliccando su ‘Invia’, sarà possibile ricevere la conferma della trasmissione avvenuta con data, ora e codice ID del documento, e la possibilità di monitoraggio nell’area personale.

COME SI OTTIENE LA FIRMA DIGITALE?

Per poter usufruire della firma digitale è necessario servirsi di un dispositivo quale la Smart Card, o una USB contenente un certificato digitale di sottoscrizione garantito da certificatori, comprese le Poste. Necessario inoltre un software come “Dike” o “Firma Certa”.

Ne consegue che sia necessario un contratto con l’ente certificatore, motivo per il quale il servizio è a pagamento.

La firma digitale ha una validità triennale, e viene trasferita tramite la sezione ‘Trasmissione’ ed inserendo il file in formato XML. Bisogna poi firmare il documento digitando il PIN conferitoci insieme al dispositivo di firma.

La firma digitale effettuata verso un’impresa, un professionista o un soggetto privato, implica l’effettuazione da parte del sistema d’interscambio di:

• Effettuare la verifica di autenticità della firma;
• Verificare l’integrità per garantire l’assenza di modifiche successive alla firma;
• Controllare che il certificato di firma non sia scaduto o revocato, o non affidabile;
• Controllare eventuali mancanze di riferimenti temporali

In caso di esito negativo, la fattura verrà scartata, e quindi non può essere considerabile come emessa.

IL MONITORAGGIO DELLE FATTURE ELETTRONICHE

Il monitoraggio è visibile nella sezione ‘Fatture e corrispettivi’, o su Sdi.fatturaPa.gov.it nella sezione ‘Strumenti’ nel caso si trattasse, appunto, di una fattura PA.

Nel caso delle fatture ordinarie si ha la possibilità di controllare, sigillare e inviare il file tutto direttamente nella schermata finale. Inoltre, non essendo obbligatoria la firma digitale, nel caso mancasse la fattura viene emessa senza alcuna verifica di autenticità, non venendo attivati i controlli.

Nella sezione ‘Fatture e corrispettivi’, si potrà accedere inoltre al ‘Monitoraggio dei file trasmessi’ per controllare le fatture B2B. Cliccare poi sulla voce ‘File fattura’ e sulla maschera di ricerca di ogni fattura emessa, individuabile in 4 modi possibili:

• Identificativo Sdi;
• Identificativo fiscale o del trasmittente o del destinatario;
• Stato del file;
• Data di invio della fattura.

COME SI RICEVE UNA FATTURA ELETTRONICA?

Ricevere una fattura elettronica è possibile attraverso una casella di posta elettronica certificata (Pec), tramite un indirizzo comunicato al fornitore. A meno che essa non possa essere spedita a chi gode di accreditamento ai canali SdiCoop o SdiFtp, che dispongono di canali dedicati.

Sempre dalla voce ‘Fatture e corrispettivi’, recandosi su ‘Registrazione delle modalità prescelte per la ricezione delle fatture’, sarà possibile indicare il metodo di ricezione delle fatture elettroniche, tramite appositi canali offerti anche da intermediari o software, o tramite Pec, in entrambi i casi con un codice personale.

Sempre all’interno della voce è inoltre presente la sezione ‘Generazione WR Code partita Iva”, per generare appunto un codice QR che permetterà al fornitore di leggerlo con l’apposita applicazione in modo tale da acquisire ogni dato utile al procedimento di fatturazione.

Per quanto riguarda i consumatori finali e gli aderenti al regime minimo o forfettario, essi ricevono la fattura tramite l’area riservata del sito dell’Agenzia. A meno che non si consegni una copia informatica o analogica.

COME SI DEVONO CONSERVARE LE FATTURE ELETTRONICHE?

La conservazione delle fatture elettroniche dipende dalla loro categoria e dalla modalità di invio:

• Tramite il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate;

L’impresa deve quindi aderire ad un accordo pubblicato nell’area riservata del sito web, accedendo personalmente o tramite delegato abilitato.

Successivamente si clicca alla voce ‘Conservazione’ scegliendo il file fattura da conservare.

In questo modo tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso Sdi sono automaticamente conservate e disponibili agli utenti per 15 anni anche in caso di decadenza o recesso.

Ogni convenzione dura però 3 anni, perciò per poter continuare ad usufruirne, è necessario sottoscrivere nuovamente alla scadenza secondo le modalità citate nel portale ‘Fatture e corrispettivi’.

La conservazione manuale è necessaria nel caso in cui l’operatore rinnovi in ritardo la convenzione, tramite upload nello stesso portale.

• Archiviazione di copie cartacee o digitali per chi non è obbligato all’emissione elettronica.
• Archiviazione di copie informatiche;

L’archiviazione avviene tramite alcuni formati consentiti: pdf, jpg e txt.

QUANDO SI EMETTE LA FATTURA ELETTRONICA?

Chi emette e riceve solo fatture ed effettua o ottiene pagamenti tracciabili di valore superiore a 500 euro, ottiene una riduzione di due anni per i termini di decadenza di accertamento fiscale.

La fattura elettronica può anche essere differita, quindi emessa entro il quindicesimo giorno del mese successivo a quello dell’effettuazione dell’operazione, e ciò fa in modo che ci sia più tempo disponibile per la trasmissione allo Sdi. In questo caso, tuttavia, è necessario che al momento stesso dell’operazione venga rilasciato al cliente un documento di trasporto o di egual valore o efficacia, anche cartaceo. Non è obbligatorio trasmettere elettronicamente anche il documento di trasporto, ma nella fattura vanno indicati tutti i Dddt a cui il documento fa riferimento.

Il conteggio dell’imposta a debito per quanto riguarda la liquidazione Iva nel mese di effettuazione rimane fermo.

La fattura immediata va emessa entro dodici giorni dal momento dell’effettuazione, ovvero dalla data di stipula se riguarda beni immobili, dalla consegna o spedizione nelle vendite di beni mobili, dal momento differente in cui vengono prodotti effetti traslativi per quanto riguarda alcune specifiche discipline, o dal pagamento del corrispettivo se si tratta di un’erogazione di servizi.

In generale, quindi, ne consegue che una fattura elettronica non viene trasmessa entro dodici giorni, con altri eventuali cinque giorni in caso di scarto. E se ciò non avviene si incorre in sanzioni, le quali possono essere ravvedute.

COME SI ANNULLA LA FATTURA ELETTRONICA?

La fattura elettronica, una volta inviata allo Sdi e quindi non scartata, si considera emessa, e quindi non più modificabile. La correzione necessita una nota di variazione, di credito o di debito.

Nel caso la fattura sia errata ma non ancora inviata all’Sdi, si modifica la fattura senza impedimento alcuno, potendola contrassegnare con lo stesso numero.

Quando lo Sdi invia la notifica riportante la natura di eventuali errori, la  metodologia di correzione non è sempre immediatamente comprensibile, poiché il sistema riporta solamente un codice errore tecnico, e non indica cosa fare per rimediare.

COME FARE LE INTEGRAZIONE FATTURA?

Per quanto riguarda l’integrazione, ogni qual volta che l’ammontare imponibile dell’operazione o dell’imposta aumenta per qualsiasi motivo, anche a causa di rettifica di eventuali errori, è necessaria l’emissione di una fattura integrativa riguardante l’ammontare.

Bisogna fare attenzione a non inviare la stessa fattura due volte, altrimenti il sistema d’interscambio provvede a rilevare l’errore e rifiuta l’invio in autonomia. Ciò succede nel caso esso rilevi gli stessi numeri identificativi, anno di emissione o numero di protocollo, ovvero il numero di registrazione che propone il sistema di contabilità.

Nell’eventualità in cui la doppia fattura non venga scartata, il trasmittente non ha la facoltà di annullarla, ma è necessario che emetta una nota di credito con funzione di storno della fattura, indicando la duplicazione nella causale del documento.

QUALI SONO I VANTAGGI DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA?

Quali sono i vantaggi che si possono trarre da questo nuovo metodo di fatturazione?

•  Esonero di presentazione di Blacklist, Spesometro e contratti stipulati da società di leasing. Con il termine ‘Blacklist’ si intende una lista nazionale e internazionale contenente i Paesi con i regimi fiscali che gli conferiscono la nota denominazione di “Paradisi Fiscali”. Con il termine ‘Spesometro’, invece, si intende la comunicazione che devono presentare i soggetti passivi dell’IVA ogni anno all’Agenzia delle Entrate;
• Esonero di comunicazione degli acquisti di beni da San Marino;
• Esonero dalla presentazione dei modelli Intrastat per gli acquisti di beni intracomunitari;
• Esonero dal visto di conformità e garanzia per i rimborsi IVA;
• Accesso prioritario ai rimborsi IVA;
• Riduzione di un anno dei termini di scadenza della notifica degli accertamenti;
• Nessuna necessità di registrare i corrispettivi, essendo memorizzati;
• Nessuna necessità di rilasciare ricevute o scontrini;
• Assistenza fiscale per i contribuenti minori.

E’ possibile emettere una fattura elettronica ad un privato, ad un consumatore finale o ad un professionista di regime minimo o forfettario, senza la partita Iva.

Durante il procedimento di creazione della fattura, si deve cliccare la voce ‘Codice Destinatario’. E inserire un codice formato da 7 zeri. Lo stesso codice è utilizzabile nel caso di aziende o professionisti che hanno scelto la ricezione della fattura tramite Pec.

Inoltre, gli operatori Iva in regime di contabilità semplificata che emettono solo fatture, non devono più tenere i registri Iva. Operatori e consumatori finali possono ottenere una copia della fattura elettronica emessa o ricevuta grazie al portale ‘Fatture e corrispettivi’.