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Gestione progetti: quali sono gli aspetti chiave

Gestire un progetto non è così semplice come si può credere. Esistono moltissimi strumenti per la gestione progetti, da scegliere a seconda delle esigenze e caratteristiche.
All’interno di ogni azienda è assolutamente necessario possedere strumenti adatti alla gestione dei progetti e una persona che si dedichi a ciò. Stiamo parlando del project manager, che ha un compito piuttosto complesso.
Al project manager spetta la gestione dell’intero progetto. E cioè strutturarlo, dalla nascita alla  conclusione, valutare i potenziali rischi, scegliere il team adatto. Oltre a comunicare con gli stakeholders in modo chiaro e puntuale e affrontare gli imprevisti. Per fare tutto ciò non sono necessarie solamente delle caratteristiche personali, le famose skills. Ma anche strumenti adeguati che consentano di occuparsi della gestione dei progetti in maniera ottimale.

Quali sono gli aspetti fondamentali per gestire progetti?

Quando si lavora su un progetto, ci sono diversi elementi da tenere in considerazione. Quelli su cui non bisogna trascindere sono:

1. Scopo

Un progetto, per prima cosa, deve aver chiaro l’obiettivo, le dimensioni e i requisiti. Per questo elemento è necessario che la gestione del progetto sia impegnata sul controllo fisso del budget e sul coinvolgimento degli stakeholders.

2. Risorse

Un progetto prevede diversi tipi di risorse. La sua gestione prevede un numero adeguato di persone da coinvolgere, con le adeguate competenze. Poi, è necessario procurare tutto il materiale occorrente e le attrezzature adeguate per operare in maniera efficiente.

3. Tempo

Quando si fa un progetto, la gestione del tempo è un aspetto fondamentale. Ogni attività deve essere descritta in maniera dettagliata, programmata in tempi e spazi precisi, con una durata e una deadline prestabilite. Nulla dev’essere lasciato al caso.

4. Budget per la gestione progetti

La gestione del progetto riguarda ovviamente anche i costi. Tutte le attività necessitano di un certo budget, che deve essere stimato e segnalato.
Si tratta quindi di un procedimento molto elaborato e complicato. Molti sono gli elementi da tenere in considerazione. Per cui la maggior parte delle aziende ha dovuto assumere la figura del project manager, ovvero colui che si occupa della gestione dei progetti. Per velocizzare e rendere più preciso il lavoro vengono utilizzati specifici software.
Quali sono gli aspetti chiave da tenere in considerazione per la scelta di un software?
I software per la gestione dei progetti hanno diverse funzioni. Vediamo quali sono le fondamentali per la gestione dei progetti nella maniera più efficace.

Liste To-Do

Per prima cosa occorre produrre una lista delle cose da fare, la “to do list” per organizzare in maniera ordinata le informazioni. Fondamentale è avere una scaletta per procedere con la gestione dei progetti. In questo modo, si avrà sempre la possibilità di controllare e verificare di non aver dimenticato alcun passaggio e aver portato a termine tutti i compiti pianificati. La maggior parte degli strumenti per la gestione del progetto includono la possibilità di creare degli elenchi di questo tipo. Sta ad ognuno scegliere lo strumento che rende la creazione della lista un’azione semplice e condivisibile.

Gestione progetti: workflow

Gli strumenti “workflow”, ovvero del flusso di lavoro, servono per tracciare e quindi monitorare l’andamento del progetto. Tengono traccia delle attività e dei progetti, mentre si muovono attraverso varie fasi del processo.
E’ uno strumento di gestione di un progetto relativamente semplice, ma molto importante. E’ consigliabile scegliere uno strumento completo, un software che offra una grande quantità di funzionalità a livello di scheda kanban, in particolare:

  • progettare schede come framework per qualsiasi tipo di processo
  • allegare file
  • commentare
  • assegnare collaboratori
  • iniziare un nuovo processo

In sostanza, ogni scheda dovrebbe avere la sua funzionalità.

Diagrammi di Gantt

Il diagramma di Gantt è un altro dei più importanti strumento di gestione di un progetto. Questo diagramma è costituito da barre orizzontali, che servono per illustrare le date di completamento del progetto, dall’inizio alla fine, i progressi e le tempistiche de realizzazione.
I grafici di Gantt sono ottimi per la visualizzazione generale del progetto e del suo andamento.

Monitoraggio del tempo

Il monitoraggio e la fatturazione del tempo sono due caratteristiche necessarie che il sistema di gestione dei progetti deve avere, soprattutto quando si lavora con clienti.
Diventa quindi essenziale individuare un software che presenti un time tracker, in maniera tale da poterlo avviare tutte le volte che serve cronometrare una determinata attività.
È fondamentale per il monitoraggio del tempo che lo strumento di gestione dei progetti  offra anche la possibilità di inserire manualmente l’associazione del tempo alle attività.
In questo modo, il project manager potrà:

  • Tenere traccia del lavoro svolto in ogni momento della giornata;
  • Consultare ed assegnare le tempistiche ad ogni attività alla fine della giornata lavorativa;
  • gestire più progetti contemporaneamente.

Collaborazione

La collaborazione tra team e nel team è un obiettivo comune a tutti i tipi di organizzazione che sta alla base di un progetto. Alcuni strumenti di gestione del progetto includono la funzione di gestione della collaborazione nel gruppo.
Questi software contengono:

  • Bacheche;
  • La funzionalità di chat;
  • L’opzione di condivisione di file /documenti.

Questa funzione è fondamentale specialmente quando il progetto coinvolge un team vasto, dislocato in diverse sedi. E quando i membri non sono facilmente reperibili. In questo modo ognuno può mettersi in contatto con l’altro e condividere le informazioni.

Gestione progetti e budget

Uno strumento di gestione del progetto dovrebbe assolutamente avere la funzionalità di gestione del budget. Definire un budget di progetto, implementarlo e monitorarlo in tempo reale, sono passaggi chiave per tenere alte le performance di progetto.
Il project manager potrà così avere un controllo costante sul budget el progetto e fornire importanti indicazioni sulle azioni da compiere. Sarà anche più semplice gestire sia i costi generati dal lavoro che i costi addizionali ed avere una visione di insieme dei costi complessivi.

Personalizzazione

Il software deve essere in grado di adeguardi ad ogni progetto, dev’essere flessibile e personalizzabile. Dev’essere uno strumento di supporto per il Project Manager, facilitare la gestione del progetto.
Dovrebbe offrire la possibilità di:

  • compilare campi e form personalizzati;
  • creare report customizzati;
  • fornire analisi avanzate e personalizzate.

Integrazione

Il lavoro deve essere in un’epoca come questa sempre interconnesso. Ciò significa che anche gli strumenti di gestione del progetto devono essere adeguate alle costanti evoluzioni e permettere connessioni avanzate. In altre parole il software di gestione si dovrà integrare con i maggiori CRM o ERP aziendali, sempre in un’ottica di progresso.

Fruibile da remoto, anche su dispositivi Ios e Android

Gli strumenti di gestione del progetto devono fornire la possibilità di lavorare su piattaforme differenti. Pc, tablet, smatphone sono tutti strumenti di lavoro che dovrebbero essere collegabili, perchè ormai tutti utilizzati in ogni tipo di lavoro.
Pertanto, nella scelta del software di gestione progetti è fondamentale valutare anche che il software performi su sistemi quali ios e android.

Lingua

Nella scelta di un software per la gestione dei progetti è importante considerare in quale lingua è fruibile. Questo perché deve essere utilizzato dall’intero team e spesso la lingua può costituire un freno all’utilizzo dello stesso.
E’ possibile creare un progetto vincente se tutti i componenti del team trovano lo strumento semplice da usare. Ancora meglio se ognuno potesse scegliere la lingua più conosciuta.
Questo è ciò che deve essere tenuto a mente quando si ha a che fare con la gestione di un progetto. Sia nel caso in cui tu gestisca progetti complessi e di grandi dimensioni, sia per piccoli progetti quotidiani. Ricordati che anche la vita è un progetto!

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