La timbratura cartellino è un’azione che i dipendenti pubblici e privati svolgono almeno due volte al giorno. Si tratta di utilizzare un cartellino o un badge personale per segnare l’orario di entrata e di uscita dall’azienda. Questo strumento è importante per registrare il monte ore effettuato in un mese e per segnalare eventuali ritardi.

Una volta il cartellino veniva lasciato vicino alla macchina timbratrice poiché aveva una dimensione abbastanza grande ed era in carta spessa. Al giorno d’oggi, però, i cartellini identificativi personali sono realizzati sotto forma di tessera magnetica, per cui i dipendenti lo tengono a portata di mano. Ogni dipendente deve avere l’accortezza di portare la tessera sempre con sé. Qualora dovesse dimenticarla a casa, dovrà subito informare il responsabile affinché vengano conteggiate le ore di lavoro.

Non timbrare il cartellino significa quindi registrare un permesso o un’assenza. In questo modo l’azienda può tenere traccia delle ore in cui il dipendente non ha lavorato. O i casi in cui si è assentato per giustificato (o, peggio, ingiustificato) motivo.

Questa tessera magnetica, inoltre, può essere impiegata per accedere a delle zone aziendali non autorizzate alla maggior parte dei lavoratori. O, in alternativa, come chiave di apertura per esempio per le porte delle stanze nelle strutture ricettive.

Quali dati sono necessari al funzionamento della tessera magnetica? 

Come abbiamo visto, la timbratura del cartellino fa parte della normale routine di un lavoratore dipendente. Sia nel settore pubblico che in quello privato.

La dotazione del cartellino identificativo è regolamentato dalla sentenza della Corte di Giustizia Europea C 55 del 2018, la quale stabilisce che tutte le imprese hanno l’obbligo di misurare, tramite uno strumento identificativo, i movimenti di entrata e di uscita dei propri collaboratori. In questo modo si possono calcolare le ore mensili ordinarie e straordinarie lavorate. Al netto delle assenze, delle ferie o dei permessi.

La Corte di Giustizia Europea ha definito quali siano i dati personali che devono rientrare all’interno del badge aziendale. Il formato del cartellino, fisico o elettronico, non modifica la normativa applicata, la quale rimane pressoché identica.

Le informazioni contenute al suo interno sono:

• dati personali anagrafici del collaboratore;
• categoria e ruolo rivestito in azienda;
• il codice personale identificativo del dipendente all’interno dell’azienda;
• gli orari di entrata e di uscita.

Alla luce di quanto scritto, si può notare una certa caratterizzazione dello strumento. Pertanto, il badge aziendale è di proprietà del dipendente che è l’unico soggetto autorizzato a timbrare il cartellino. Non può essere scambiato o prestato ad un collega. In caso contrario, il dipendente commette reato, secondo quanto riportato all’interno dell’articolo 494 del Codice Penale italiano.

Quali tipi di badge aziendale ci sono? 

Come abbiamo già anticipato nella prima parte dell’articolo, il badge aziendale può essere consegnato al lavoratore in forma fisica o digitale. Di norma, il cartellino fisico assume delle dimensioni simili a una carta di credito.

Il suo spessore è di circa 0,76 millimetri, mentre l’altezza e la profondità sono di 54 X 85,5 millimetri. Ogni azienda ha il proprio modello di riferimento ma di solito vengono utilizzate queste misure standard per una questione di comodità. Avendo tali dimensioni, quindi, può essere comodamente conservato all’interno di buste protettive o nei portafogli.

Essendo realizzato con una banda magnetica, nel corso del tempo potrebbero smagnetizzarsi. Per ovviare al problema, la ditta consiglia di inserire il cartellino in appositi contenitori di plastica che preservano la scheda dall’usura.

La finalità del badge fisico è quello di essere letto da un’apposita macchina preposta alla registrazione degli orari di lavoro. Tale macchina permette di effettuare la timbratura del cartellino in entrata e in uscita. Per questo motivo viene posta di solito in una zona tattica in cui tutti i dipendenti sono obbligati a passare prima di uscire.

I badge aziendali digitali, invece, hanno la facoltà di essere letti da strumenti all’avanguardia come applicazioni, software di rilevazione o da un QR code. Anche nel caso delle tessere digitali, comunque, è importante rilevare la presenza dei dipendenti prima dell’uscita. E il dispositivo preposto alla timbratura del cartellino deve essere posizionato in una zona strategica.

L’unica differenza tra i due badge è la forma della tessera. Il cartellino fisico ricorda una carta di credito mentre il cartellino digitale può assumere diverse forme. La scelta di un formato o dell’altro dipende dalle decisioni aziendali in termini di software, applicazioni o altri strumenti virtuali.

Come funziona il cartellino di lavoro?

Alcuni cartellini identificativi di ultima generazione sono in grado di rilevare la posizione geografica in cui avviene la timbratura cartellino. Il funzionamento non avrebbe senso se utilizzato all’interno di una società o di una fabbrica poiché il lavoratore sarebbe obbligato a recarsi ogni giorno nello stesso ambiente.

Diventa essenziale, invece, quando i lavoratori svolgono la loro mansione lavorativa al di fuori della sede centrale. Può essere, ad esempio, il caso degli operatori edili che si recano in un cantiere, dei dipendenti che lavorano in smart working, oppure degli impiegati commerciali che devono spostarsi da una filiale all’altra.

Grazie all’opzione di rilevamento geografico l’azienda può avere una chiara lettura sulla località esatta in cui si trovano i propri dipendenti. Ma come funziona il meccanismo?

Il funzionamento della rilevazione è piuttosto semplice poiché basta attivare la localizzazione tramite GPS direttamente dalla sede centrale dell’azienda. Il lavoratore dovrà scaricare l’apposita applicazione per la timbratura cartellino, installabile su PC, tablet o smartphone.

Si attiva con l’accesso o con la digitazione di un codice personale. E, in automatico, viene rilevata dall’ufficio centrale la presenza nonché la destinazione. Il dipendente dovrà fare attenzione a non scordare l’ausilio della timbratura cartellino a casa o in un’altra filiale, altrimenti vanificherà la registrazione dell’orario di lavoro.

Timbratura del cartellino con impronta digitale

L’Intelligenza Artificiale sta spianando la strada anche alle timbrature del cartellino. Fra qualche anno non serviranno più i badge fisici bensì si potranno utilizzare diversi metodi digitali in grado di registrare gli orari di lavoro dei dipendenti.

Nelle grandi aziende (ma anche in quelle di medie dimensioni) si sta affermando la timbratura cartellino tramite impronta digitale. Questa funzionalità è particolarmente valida nel settore pubblico, in cui negli ultimi anni sono stati registrati innumerevoli abusi di timbrature di collaboratori assenti da parte di colleghi compiacenti.

La timbratura digitale funziona allo stesso modo dello smartphone. In pratica, alla firma del contratto del lavoro o al cambio del sistema di timbratura, l’azienda richiede il consenso per la registrazione delle impronte digitali ai propri collaboratori. Quando l’impronta è registrata rimane a disposizione dell’azienda, all’interno di un database protetto, ed è verificabile nel momento in cui l’utente effettua l’ingresso o l’uscita dal luogo di lavoro.

Timbratura del cartellino con il riconoscimento facciale

Un altro metodo simile al precedente è quello della timbratura cartellino attraverso il riconoscimento facciale. Il suo funzionamento è simile a quello delle impronti digitali e anche in questo caso l’azienda ha l’obbligo di registrare i dati biometrici del dipendente previo l’autorizzazione al consenso della privacy in relazione ai dati sensibili e personali.

Il riconoscimento facciale ha un vantaggio rispetto all’impronta digitale in quanto non si deve toccare alcuna superficie. In questo modo, si preservano le condizioni igieniche sanitarie imposte in seguito alla pandemia da Covid-19.

Come funziona il marcatempo digitale?

Un altro strumento per timbrare il cartellino molto usato è il marcatempo digitale. Il nome richiama qualcosa di fiabesco, eppure si tratta di un semplice software che permette la rilevazione della presenza lavorativa anche da remoto. Si tratta dello stesso strumento richiamato all’attenzione in precedenza in cui è possibile rilevare anche la posizione geografica.

Quali sono i vantaggi dei badge aziendali digitali?

I vantaggi per le aziende nell’utilizzare i badge digitali sono notevoli poiché permettono di registrare i valori in maniera automatica quasi senza intervenire. Il responsabile modificherà solo gli eventuali errori di mancata timbratura. Sempre che venga avvisato in tempo.

I dati raccolti possono dare un quadro completo sulla situazione relativa ai permessi e alle ferie accumulate. Inoltre, facilita l’invio dei dati per la realizzazione delle buste paga da parte dei consulenti del lavoro esterni all’azienda. I dati, infine, vengono conservati e archiviati così da poterli analizzare in futuro in caso di necessità.

Quando c’è l’obbligo di timbratura del cartellino?

In questa istanza facciamo riferimento alla legge italiana, in quanto la materia di rilevazione a livello europeo e mondiale è piuttosto variegata e non è la medesima per ogni singolo stato. In base alla normativa nazionale, la rilevazione dell’orario di lavoro dei collaboratori è regolamentata secondo l’articolo 41 della Costituzione.

Il testo concede la rilevazione dell’attività lavorativa da parte dei dipendenti di un’azienda nel rispetto della libertà e della dignità umana. Va da sé che la legge pone un limite oltre il quale il datore di lavoro non può spingersi per monitorare l’attività dei propri dipendenti.

Lo Statuto dei Lavoratori, inoltre, tutela i collaboratori in tal senso. Questo testo ha subito una variazione il 14 settembre del 2015, in occasione dell’introduzione del Jobs Act, stabilendo alcuni nuovi criteri di regolamentazione. In particolare, le modifiche hanno colpito l’articolo 4, che argomenta gli strumenti di rilevazione oraria utilizzati dai datori di lavoro.

L’intervento è stato reso necessario in seguito all’avanzamento tecnologico in tema di timbratura cartellino. E, soprattutto, in merito alle nuove funzionalità digitali del badge aziendale. Questa normativa ha riconosciuto le timbrature digitali fatte anche da remoto, così da consentire la registrazione dell’attività lavorativa svolta in smart working o, comunque, al di fuori dei locali aziendali.

Implementando il passaggio, però, è stato necessario equilibrare i diritti dei lavoratori e quello degli imprenditori. Soprattutto in ottica dei controlli di tutela dei beni aziendali.

La protezione della privacy nella timbratura cartellino

I datori di lavoro prima di consegnare il cartellino identificativo ai propri dipendenti devono far loro sottoscrivere il consenso alla privacy, nonché assicurare la protezione dei dati sensibili di cui si entra in possesso.

Il testo fa riferimento a quanto stabilito dall’UE General Data Protection Regulation 2016/679, il famoso GDPR di cui avrai sicuramente sentito parlare. A questo si è aggiunto quanto definito dal Garante della Privacy in Italia.

In sostanza, l’azienda è tenuta a garantire protezione dei dati personali dalla stipula del contratto di inizio lavoro fino alla conclusione del rapporto lavorativo. Durante questo lasso di tempo, l’imprenditore dovrà accertarsi che lo strumento di rilevazione sia conforme alla normativa europea e che rispetti il trattamento dei dati sul luogo di lavoro.

La redazione di un regolamento interno aziendale riferito esclusivamente al trattamento dei dati personali da parte dell’azienda, nonché la spiegazione dell’utilizzo del cartellino identificativo può rivelarsi essere un ottimo strumento in tal senso.

Cosa succede se non timbro il cartellino? 

L’azienda ha l’obbligo di proteggere i dati personali e sensibili dei propri dipendenti affinché non siano di pubblico dominio. Tuttavia, anche i dipendenti assumono degli obblighi in seguito all’utilizzo del badge aziendale.

Lo Statuto dei Lavoratori, secondo quanto riportato nella legge 300/1970, prevede sanzioni in caso di dimenticanza o di rifiuto nel comunicare all’azienda la propria presenza. Il grado di sanzione varia in base al comportamento e alla ripetizione.

Richiami, sanzioni e licenziamento

Il dipendente può ricevere come sanzione: un richiamo verbale o scritto, una multa o addirittura la sospensione temporanea dall’attività lavorativa. Nei casi peggiori è previsto il licenziamento. Per ovviare al problema, il lavoratore è tenuto a comunicare e giustificare eventuali dimenticanze, errori o assenze nel più breve tempo possibile.

Il richiamo verbale riguarda i comportamenti di piccola importanza ma che vanno comunque a compromettere l’azienda. Si tratta di un semplice richiamo all’attenzione che viene fatto dal datore di lavoro al dipendente.

Quando sopraggiunge il richiamo scritto significa che un dato comportamento si è ripetuto nel tempo. E sta creando non poche difficoltà all’intero reparto lavorativo. A riceverlo è chi ha già ricevuto più volte un richiamo verbale.

La multa è il passo successivo e l’importo specificato nel CCNL viene detratto direttamente dalla busta paga. Se la situazione rimane invariata, il datore di lavoro potrebbe decidere di sospendere temporaneamente l’attività lavorativa del dipendente. Ovviamente, in questi giorni al dipendente non verrà corrisposto alcun compenso.

Nel caso in cui la situazione dovesse protrarsi nel tempo senza alcun miglioramento, si può decidere per il trasferimento del collaboratore presso un’altra sede dell’azienda. O, in alternativa, il suo licenziamento. Entrambi i casi devono essere giustificati secondo i parametri del CCNL.

Con il badge fisico bisognerà assicurarsi di non scambiare la propria tessera con un collega. E avvisare l’azienda qualora si perdesse o risultasse smagnetizzato. Lo scambio di badge è considerato un reato è può essere punito con il licenziamento.

Cosa succede se la timbratrice non funziona?

Nel caso in cui fosse la timbratrice a non funzionare, la responsabilità è a carico dell’azienda. E il lavoratore risulta libero da qualsiasi tipo di sanzione. Sarà comunque tenuto a informare l’azienda del malfunzionamento.

Giulia